Mesa de diálogo

Como aporte para generar los espacios de interacción para el diálogo eficaz entre los distintos actores sociales, acorde con la necesidad de encontrar consensos como se viene reclamando desde diferentes sectores, incluyo este interesante instructivo sobre las mesas de diálogo[1] al que le he modificado algunos términos para eliminar modismos:

[1] Sobre la base del modelo del Poder Judicial de la República de Costa Rica para su programa de Participación Ciudadana.

1.- Preliminar

Definir cómo será la mesa de diálogo, estableciendo si el esquema pensado funciona para el fin buscado o cuáles ajustes requiere.

Para ello se deberá:

  • Establecer la duración de la mesa de diálogo y los contenidos a tratar.
  • Para cada sesión se debe establecer la estructura de trabajo, que se puede ordenar como guión para cada una de las sesiones.
  • Esta propuesta deberá ser validada y retroalimentada por todo el equipo organizador, en primera instancia. Pero también es el insumo que se utilizará para presentar la propuesta a los sectores, organizaciones, instituciones, o personas que sean invitadas.

2.- Dinámica de la mesa de diálogo

Una mesa de diálogo coloca a los participantes en un mismo lugar, para que reflexionen sobre un tema específico. Casi siempre se orienta a lograr acuerdos, en el sentido de que lo conversado modifique aquello que se está discutiendo.

La parte central de esta actividad es precisamente el dialogo: la posibilidad de expresar y de escuchar, razón por la cual se debe facilitar todo lo necesario para que esta condición se lleve a cabo.

La realización de una mesa de diálogo precisa de la definición de distintos elementos que se explican a continuación.

1. Partes de una mesa de diálogo y condiciones necesarias.

Una mesa de diálogo tiene tres partes: Apertura de la mesa; El diálogo; Cierre de la mesa.

A diferencia de un foro, donde se modera la exposición de las y los panelistas, en una mesa de diálogo se debe velar por los equilibrios necesarios para que se mantenga el diálogo, logrando los objetivos y sobre todo buscando los acuerdos que se requieren para subsanar o mejorar el tema que se está tratando.

A continuación, se abordan los detalles que deben ser tenidos en cuenta en cada una de las partes que componen la mesa de diálogo.

1.1. Apertura de la mesa de diálogo

Se trata de:

  • Dar la bienvenida a las personas presentes y el agradecimiento por su asistencia.
  • Presentar el tema a tratar y los objetivos de la mesa de diálogo.
  • Presentar a las personas participantes indicando su nombre, institución, organización o sector al que representan y otros datos de interés.
  • Se debe abrir un espacio para que las personas participantes establezcan cuáles son las reglas que orientarán su interacción, las cuales deben ser consensuadas.

1.2. El diálogo

La mesa puede ser estructurada en fases ordenadas como las siguientes:

1.2.1. Fase Diagnóstico

Se trata de iniciar una ronda de intervenciones donde cada participante aporta para construir el diagnóstico del tema que se está tratando. Todas las partes señalan desde su perspectiva lo que sucede, los actores y actoras que intervienen, las normativas que inciden. Esta parte se puede apoyar en técnicas distintas: carteles donde se anotan, fichas o dibujos. Una herramienta que puede ayudar en este proceso es el FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

1.2.2. Fase Soluciones posibles.

Teniendo claro un diagnóstico compartido, la siguiente ronda de participaciones se encaminará a buscar rutas de salida o soluciones posibles al problema o situación que se discute. La persona moderadora debe enfocar a la mesa en la búsqueda de soluciones, a menos que aparezca un elemento no contemplado en el diagnóstico, el cual debe ser agregado. Es posible enumerar una gran cantidad de soluciones, pero la tarea final es priorizar aquellas sobre las cuales la mesa de diálogo trabajará. Estas soluciones pueden requerir insumos para ser realizadas, por eso la mesa debe considerar si es necesario investigar, realizar una encuesta, un foro, una Auditoría Social, etcétera, como parte de los acuerdos tomados en la sesión.

1.2.3. Fase Responsables.

La siguiente fase se encamina a definir responsables para la ejecución de las soluciones, así como tiempos límite y materiales o recursos necesarios. En este proceso una matriz de Plan de Acción puede ser de utilidad.

1.2.4. Fase Seguimientos.

Se trata de establecer los mecanismos de seguimiento para el funcionamiento de la mesa de diálogo: reuniones periódicas, procesamiento, insumos, y otros que permitan llevar acabo los objetivos propuestos para esta mesa diálogo.

De acuerdo con el tema, la situación, o el asunto que trata la mesa diálogo las fases anteriormente descritas pueden ser realizadas en una sola sesión o en varias. Si se determina separar las fases, se deberá sistematizar cada sesión y garantizar materiales y otros recursos. También se recomienda que se trabaje cada fase por separado: en la primera sesión se establecen las reglas para todo el proceso y en las siguientes se profundiza en las soluciones y la coordinación necesaria.

1.3. El cierre

La persona moderadora:

      1. indica la finalización de la mesa redonda;
      2. hace un resumen o síntesis de los consensos y disensos, así como de los logros y retos;
      3. agradece la participación y asistencia;
      4. retoma actividades de seguimiento y sus fechas;
      5. despide la actividad.

3.- Reglas y condiciones de funcionamiento de la mesa de diálogo

Las mesas de diálogo requieren ciertas reglas y condiciones para asegurar su ordenada ejecución, así como el logro de sus objetivos.

1.- Las reglas de funcionamiento sirven para ordenar la participación. Deben ser conocidas y consensuadas por todas las personas presentes.

Debe tenerse presente que, aunque este es un proceso temporal, puede sentar las bases para futuros espacios de cooperación. Esta es una cuestión que no sólo deben tener presente las personas organizadoras, sino también las personas participantes de la mesa de diálogo.

Las personas organizadoras de la mesa pueden tomar los siguientes puntos como base para elaborar una propuesta:

  • Definir la duración de cada fase o ronda de participación, así como la duración de cada intervención.
  • Establecer un mecanismo para advertir a las personas que su tiempo de intervención está por terminar. Uno muy sencillo es disponer de una campana que se toca discretamente cinco minutos o un minuto antes del final de cada intervención.
  • El momento en que se toca la campana debe ser acordado de previo entre las y los participantes.
  • Definir si al finalizar las intervenciones se realiza una ronda de preguntas entre las personas participantes de la mesa redonda, así como el orden en que estas se realizarán: en el mismo orden de participación o levantando la mano, en cuyo caso la persona moderadora deberá llevar una lista con el orden de la palabra.
  • Definir la manera como se darán las respuestas: si se esperará a que todas las personas pregunten, o se dispondrá de segmentos para responderlas.

 

2.- Existen ciertas condiciones que el equipo organizador debe facilitar y mantener, a efectos de que esta actividad sea constructiva:

  • Esta es una actividad grupal donde todas las personas, organizaciones e instituciones invitadas acuden en igualdad de condiciones: ninguna está por encima de otra.
  • Todos los puntos de vista, posiciones, opiniones y expresiones son valoradas de igual manera. Por ello, las personas pueden expresarse libremente.
  • Su riqueza reside en su diversidad: las personas, en representación de sus organizaciones, sectores, instituciones, o comunidades, abordarán la situación desde las diversas realidades, posiciones, conocimientos, experiencias e intereses.
  • El respeto deberá ser un valor fundamental que será practicado por todas las personas que participen de este espacio sin excepción.
  • Todas las personas tienen algo que aprender, algo que enseñar y algo que aportar a la temática o situación que se aborda.
  • Las personas participantes deben conocer y comprometerse a respetar las reglas de funcionamiento que se acuerden al inicio de la mesa de diálogo.
  • Las condiciones que requiere una mesa de diálogo para su funcionamiento pueden ser resumidas de la siguiente manera: igualdad, diversidad, respeto.

4.- Definición e invitación formal a los y las participantes

Partiendo del tema, el equipo coordinador deberá hacer un listado de actores estratégicos, sean de organizaciones, sectores, instituciones académicas y de investigación, instituciones estatales, así como cualquier persona especialista que debería estar invitada a participar en este proceso.

Al invitar a los participantes, se les debe dejar claro que se trata de una propuesta para abordar una temática, una situación o una problemática que es del interés común de las partes.

Lógicamente la invitación deberá incluir los datos relativos a la fecha, la hora y lugar de realización de la mesa de diálogo.

5.- El personal de apoyo

Se trata de definir el personal que apoyará la actividad, algunos roles se explican a continuación:

1. Los moderadores

  • Su función fundamental es velar porque la mesa de diálogo se lleve a cabo de manera armoniosa, en apego a los objetivos propuestos y en un marco de respeto y construcción colectiva.
  • Es conveniente que la moderación este cargo de al menos dos personas. El equipo organizador debe valorar la conveniencia de que las personas moderadoras cambien en cada sesión, o se mantengan durante todo el proceso.

 

Otras funciones de los moderadores:

  • Dar la bienvenida, indicando el tema y los objetivos.
  • Presentar a las personas participantes y su procedencia.
  • Contar cómo será el proceso que se llevará a cabo: desde el inicio hasta la finalización, la cantidad de mesas de diálogo que se piensa hacer, su periodicidad y cualquier otra información relevante que permita a las personas entender la forma en que se llevará acabo todo el proceso.
  • Presentar las reglas de funcionamiento.
  • Moderar las intervenciones de las personas participantes: mantener el orden de los contenidos; llamar la atención para volver a los temas de interés; velar por el cumplimiento de los tiempos y de las reglas acordadas.
  • Señalar posibles retrasos o inconvenientes en el cumplimiento de la agenda propuesta.
  • Al cierre realiza una breve síntesis sobre lo sucedido, señalando consensos y disensos, acuerdos y pasos a seguir. Además, agradece la participación y recuerda la fecha de realización de la siguiente sesión, así como reuniones u otras actividades.

2. Personas sistematizadoras:

Son responsables de sistematizar la sesión, por lo que deberán estar exclusivamente a cargo de esta responsabilidad.

Deberán tomar nota de:

  • Las intervenciones de las personas participantes.
  • Los acuerdos.
  • Todo lo que sucede en la sesión, pues deberá quedar registrado como insumo para las siguientes mesas de diálogo.

3. Personas que apoyan la logística de la mesa de diálogo:

Están al servicio de la mesa de diálogo, facilitando su funcionamiento. Algunas de sus funciones son:

  • Llevar un registro de asistencia. Para ello se utilizan hojas de registro donde se recogen datos como los siguientes: nombre, organización o sector, número de teléfono, correo electrónico, y cualquier otro que se considere necesario.
  • Ayudar a repartir documentos u otra información que se distribuya en la mesa de diálogo.
  • Ayudar a pegar carteles, fichas, así como cualquier otro material, de acuerdo con las actividades que se llevan a cabo.
  • Ordenar el material que ya no es utilizado, para lo cual se guarda en carpetas o sobres debidamente rotulados.
  • Así mismo, deberán saber con quién se coordina, incluyendo imprevistos, y a quién se entregan las hojas de registro y los materiales sobrantes, cuando finaliza la actividad.
  • Es muy importante que estén preparadas para recibir a alguna persona que requiera asistencia.

Es fundamental que el equipo coordinador se reúna previamente con las personas que apoyan la realización de la mesa de diálogo para explicarles su rol.

6.- El aspecto físico

Se trata de:

  • Definir un lugar apropiado.
  • Gestionar los permisos correspondientes.
  • Gestionar la infraestructura que se requiera, por ejemplo: una mesa amplia alrededor de la cual puedan sentarse cómodamente todas las personas invitadas.
  • Definir los requerimientos técnicos del lugar: sonido, luz, micrófonos, etc.

6.- Lista de materiales y recursos de apoyo

En este paso se definen los materiales y recursos de apoyo necesarios para realizar la mesa de diálogo. Como sugerencia se incluye una lista que deberá adaptarse a las necesidades según las características de la mesa de diálogo:

1. Para la mesa de diálogo

  • Mantelería
  • Pequeños rótulos para colocar los nombres de las personas participantes
  • Sillas
  • Vasos
  • Picheles con agua
  • Servilletas
  • Hojas de registro y lapiceros
  • Materiales impresos o audiovisuales que se vayan a repartir, clasificados en carpetas o sobres y debidamente rotulados.
  • Proyector
  • Papelógrafos o rotafolios
  • Computadora
  • Micrófonos
  • Pantalla para la proyección
  • Cualquier otro recurso solicitado por las y los panelistas

2. Para el moderador o moderadora

Una carpeta que incluya los siguientes documentos:

  • Agenda de la actividad con el orden de participación.
  • Nombres y experiencias de las y los expositores para la presentación.
  • Además, una persona de apoyo debe estar pendiente de cualquier requerimiento que se tenga, pues el moderador o moderadora no puede moverse de su lugar.

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